Sistem Informasi Piutang (tugas 3 softskill SIM)

SISTEM INFORMASI PIUTANG

       Salah satu tujuan utama seseorang dalam memulai usaha ataupun mendirikan sebuah perusahaan adalah untuk menjual sesuatu baik itu barang atau jasa demi mendapatkan keuntungan dari penjualan tersebut. Ketika suatu perusahaan menggunakan system penjualan secara kredit, hal ini tidak luput dengan yang namanya piutang. Karena penjualan kredit akan menimbulkan piutang bagi perusahaan. Piutang yang timbul tersebut haruslah diatur sedemikian rupa guna menghindari kerugian yang akan ditimbulkan mengingat resiko yang sangat tinggi dalam penjualan secara kredit. Kesalahan pengaturan piutang dapat menghambat jalannya kegiatan operasional perusahaan. Karena pelunasan yang tidak sesuai dengan perjanjian kredit akan mengakibatkan berkurangnya aliran dana perusahaan. Bahkan tidak jarang perusahaan bangkrut karena banyaknya piutang yang tidak tertagih sedangkan kebutuhan dana sangat mendesak. Maka dari itu, sangat dibutuhkan suatu system informasi yang mengatur mengenai pengolahan piutang tersebut.

Sistem Informasi Piutang merupakan suatu sistem yang mencatat piutang pelanggan dan menghasilkan faktur, pernyataan pelanggan bulanan, serta laporan manajemen. Tujuan dari Sistem Informasi Piutang, yaitu:

  • Memberikan prosedur yang baku atas aktiva yang berkaitan dengan perolehan informasi mengenai piutang, mulai dari pengakuan sampai proses penyelesaiaan piutang.
  • Memberikan informasi yang tepat mengenai jumlah piutang yang dimiliki oleh peerusahaan sehingga dapat diperhitungkan seberapa besar penyisihan kerugian piutangnya.
  • Sebagai informasi pendukung bagi perusahaan dalam menginformasikan jumlah piutang yang dimilikinya kepada pihak ketiga.

Subsistem dari Sistem Informasi Piutang adalah

  1. Subsitem Informasi Penagihan
  2. Subsistem Informasi Penerimaan Kas

Berikut salah satu contoh penerapan Sistem Informasi Penagihan Piutang PT Polycolor .

flow

Keterangan:

  1. Staff   Finance  menerima Purchase  Order  Customer dari Bagian Sales/Marketing.
  2. Staff   Finance  menerima data dari Bagian Delivery, berupa :
    1. Surat Jalan ( Delivery Order ) Asli
    2. Rekap Surat Jalan ( Delivery Order ) Asli
    3. GRN ( Goods Receiving Notes ) Asli khusus Customer yang menerbitkan GRN
  3. Cek  Surat Jalan , Rekap Surat Jalan dan GRN ( Goods Receiving Notes ) Dengan  Purchase Order Customer .
  4. Berdasarkan Surat Jalan, Rekap Surat Jalan dan GRN yang diterima dari Bagian Delivery, Staff Finance akan melakukan pengecekan terhadap masing–masing Surat Jalan dengan Rekap Surat Jalan dan GRNnya dan dikelompokkan per Customer.
  5. Bila masih ada data yang tidak sesuai, Staff Finance akan menginformasikan ke Bagian Delivery untuk diperiksa kembali oleh Bagian Delivery.
  6. Staff Finance akan men-cross chek  data dari Bagian Delivery dengan Purchase Order Customer yang diterima dari Bagian Sales/Marketing.
  7. Berdasarkan hasil Cross Check antara data Bagian Delivery dan Purchase Order Customer yang  benar dan tepat, maka Staff Finance akan membuat Invoice Penagihan ke Customer dalam Format F-PPP/ACC-11, dengan judul Format Invoice. 
  8. Apabila PO dari Customer belum habis, tetap dibuatkan Invoice Penagihan dan ditagihkan ke Customer oleh bagian Penagihan sesuai dengan jadwal penerimaan tagihan Customer atau ditagihkan sesuai dengan kebijakan masing masing Customer, seperti setiap tanggal 15 dan 30 setiap bulannya.
  9. Invoice Penagihan ke Customer dalam bentuk Format: F-PPP/ACC-11, dengan dibuat dengan mencantumkan hal-hal sebagai berikut: Nama, Alamat dan Contact Person Customer, No. Purchase Order  Customer, No. Invoice Penagihan, Nama, Kode dan Harga Satuan Produk, Jumlah  Total Tagihan, Nomor Rekening  Penerima Pembayaran : PT. POLYCOLOR, Pengesahan dari Direktur  disertai Stempel Perusahaan
  10. Apabila ada returan yang tidak disertai dengan penggantian produk dari PT. POLYCOLOR  maka akan dipotongkan di invoice tagihan Customer yang bersangkutan.
  11. Berdasarkan  Invoice Penagihan ke Customer dan Faktur Pajak Standard yang telah dibuat, maka Staff Finance akan membuat Rekapan Penagihan Customer sesuai format F-PPP/ACC-12  dan dilaporkan ke Manager Accounting dan Finance setiap bulannya.
  12. Apabila ada invoice yang belum terbayar kan dan sudah melewati dari 15 hari dari jatuh tempo invoice tersebut maka Customer akan di diingatkan melalui telepon atau dibuatkan surat pemberitahuan keterlambatan pembayaran hutang dan permintaan pembayaran ke Customer yang bersangkutan.
  13. Bagian Penagihan menerima giro dan tanda terima dari Customer dan menyerahkannya kepada Finance staff untuk disetorkan ke bank.
  14. Staff Finance melakukan pengecekkan di bank apabila ada pembayaran yang dilakukan oleh customer melalui transfer via bank dan memastikan giro yang sudah disetorkan ke bank masuk kedalam rekening bank. Staff Finance harus mengupdate saldo di bank
  15. Staff Finance membuat bukti bank masuk dalam format F-PPP/ACC-07, berdasarkan bukti bank masuk tersebut data dimasukan dalam Laporan Keuangan Bank denagn format F-PPP/ACC-09 dan membuat Laporan Sisa Piutang (AR) F-PPP/ACC-13
  16. Hasil kerja Staff Finance dalam Proses Penagihan ke Customer berupa:
  • Laporan Keuangan Bank dalam format F-PPP/ACC-09
  • Laporan Sisa Piutang (AR) dalam format F-PPP/ACC-13

Dari contoh diatas, dapat kita lihat bahwa ternyata suatu sistem informasi sangat membantu dalam hal pelaksanaa kegiatan perusahaan untuk menghasilkan informasi yang bernilai guna mengambil keputusan dalam aktivitas selanjutnya dan setiap kegiatanya saling berinterkasi atau berketergantungan satu sama lain. Seperti contoh diatas, dari berbagi data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan suatu informasi berupa laporan sisa Piutang yang akan digunakan untuk mengabil kebijakan pada penjualan selanjutnya. Sistem yang baik akan menghasilkan sesuatu yang bernilai jika dilaksankan sesuai dengan prosedur sistem tersebut

Sumber Referensi:

Cashin, James A. dkk. 1986. Akuntansi Intermediate I. Jakarta: Erlangga

Adnil Blog.2009,  http://adnilvol.blogspot.com/2009/02/sistem-informasi-akuntansi-piutang.html

Edhipraptono.2012.http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-piutang.html

S.I.A Pelangi. 2012. Sistem Informasi akuntansi. http://ficha-m.blogspot.com/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s