Sistem Informasi Piutang (tugas 3 softskill SIM)

SISTEM INFORMASI PIUTANG

       Salah satu tujuan utama seseorang dalam memulai usaha ataupun mendirikan sebuah perusahaan adalah untuk menjual sesuatu baik itu barang atau jasa demi mendapatkan keuntungan dari penjualan tersebut. Ketika suatu perusahaan menggunakan system penjualan secara kredit, hal ini tidak luput dengan yang namanya piutang. Karena penjualan kredit akan menimbulkan piutang bagi perusahaan. Piutang yang timbul tersebut haruslah diatur sedemikian rupa guna menghindari kerugian yang akan ditimbulkan mengingat resiko yang sangat tinggi dalam penjualan secara kredit. Kesalahan pengaturan piutang dapat menghambat jalannya kegiatan operasional perusahaan. Karena pelunasan yang tidak sesuai dengan perjanjian kredit akan mengakibatkan berkurangnya aliran dana perusahaan. Bahkan tidak jarang perusahaan bangkrut karena banyaknya piutang yang tidak tertagih sedangkan kebutuhan dana sangat mendesak. Maka dari itu, sangat dibutuhkan suatu system informasi yang mengatur mengenai pengolahan piutang tersebut.

Sistem Informasi Piutang merupakan suatu sistem yang mencatat piutang pelanggan dan menghasilkan faktur, pernyataan pelanggan bulanan, serta laporan manajemen. Tujuan dari Sistem Informasi Piutang, yaitu:

  • Memberikan prosedur yang baku atas aktiva yang berkaitan dengan perolehan informasi mengenai piutang, mulai dari pengakuan sampai proses penyelesaiaan piutang.
  • Memberikan informasi yang tepat mengenai jumlah piutang yang dimiliki oleh peerusahaan sehingga dapat diperhitungkan seberapa besar penyisihan kerugian piutangnya.
  • Sebagai informasi pendukung bagi perusahaan dalam menginformasikan jumlah piutang yang dimilikinya kepada pihak ketiga.

Subsistem dari Sistem Informasi Piutang adalah

  1. Subsitem Informasi Penagihan
  2. Subsistem Informasi Penerimaan Kas

Berikut salah satu contoh penerapan Sistem Informasi Penagihan Piutang PT Polycolor .

flow

Keterangan:

  1. Staff   Finance  menerima Purchase  Order  Customer dari Bagian Sales/Marketing.
  2. Staff   Finance  menerima data dari Bagian Delivery, berupa :
    1. Surat Jalan ( Delivery Order ) Asli
    2. Rekap Surat Jalan ( Delivery Order ) Asli
    3. GRN ( Goods Receiving Notes ) Asli khusus Customer yang menerbitkan GRN
  3. Cek  Surat Jalan , Rekap Surat Jalan dan GRN ( Goods Receiving Notes ) Dengan  Purchase Order Customer .
  4. Berdasarkan Surat Jalan, Rekap Surat Jalan dan GRN yang diterima dari Bagian Delivery, Staff Finance akan melakukan pengecekan terhadap masing–masing Surat Jalan dengan Rekap Surat Jalan dan GRNnya dan dikelompokkan per Customer.
  5. Bila masih ada data yang tidak sesuai, Staff Finance akan menginformasikan ke Bagian Delivery untuk diperiksa kembali oleh Bagian Delivery.
  6. Staff Finance akan men-cross chek  data dari Bagian Delivery dengan Purchase Order Customer yang diterima dari Bagian Sales/Marketing.
  7. Berdasarkan hasil Cross Check antara data Bagian Delivery dan Purchase Order Customer yang  benar dan tepat, maka Staff Finance akan membuat Invoice Penagihan ke Customer dalam Format F-PPP/ACC-11, dengan judul Format Invoice. 
  8. Apabila PO dari Customer belum habis, tetap dibuatkan Invoice Penagihan dan ditagihkan ke Customer oleh bagian Penagihan sesuai dengan jadwal penerimaan tagihan Customer atau ditagihkan sesuai dengan kebijakan masing masing Customer, seperti setiap tanggal 15 dan 30 setiap bulannya.
  9. Invoice Penagihan ke Customer dalam bentuk Format: F-PPP/ACC-11, dengan dibuat dengan mencantumkan hal-hal sebagai berikut: Nama, Alamat dan Contact Person Customer, No. Purchase Order  Customer, No. Invoice Penagihan, Nama, Kode dan Harga Satuan Produk, Jumlah  Total Tagihan, Nomor Rekening  Penerima Pembayaran : PT. POLYCOLOR, Pengesahan dari Direktur  disertai Stempel Perusahaan
  10. Apabila ada returan yang tidak disertai dengan penggantian produk dari PT. POLYCOLOR  maka akan dipotongkan di invoice tagihan Customer yang bersangkutan.
  11. Berdasarkan  Invoice Penagihan ke Customer dan Faktur Pajak Standard yang telah dibuat, maka Staff Finance akan membuat Rekapan Penagihan Customer sesuai format F-PPP/ACC-12  dan dilaporkan ke Manager Accounting dan Finance setiap bulannya.
  12. Apabila ada invoice yang belum terbayar kan dan sudah melewati dari 15 hari dari jatuh tempo invoice tersebut maka Customer akan di diingatkan melalui telepon atau dibuatkan surat pemberitahuan keterlambatan pembayaran hutang dan permintaan pembayaran ke Customer yang bersangkutan.
  13. Bagian Penagihan menerima giro dan tanda terima dari Customer dan menyerahkannya kepada Finance staff untuk disetorkan ke bank.
  14. Staff Finance melakukan pengecekkan di bank apabila ada pembayaran yang dilakukan oleh customer melalui transfer via bank dan memastikan giro yang sudah disetorkan ke bank masuk kedalam rekening bank. Staff Finance harus mengupdate saldo di bank
  15. Staff Finance membuat bukti bank masuk dalam format F-PPP/ACC-07, berdasarkan bukti bank masuk tersebut data dimasukan dalam Laporan Keuangan Bank denagn format F-PPP/ACC-09 dan membuat Laporan Sisa Piutang (AR) F-PPP/ACC-13
  16. Hasil kerja Staff Finance dalam Proses Penagihan ke Customer berupa:
  • Laporan Keuangan Bank dalam format F-PPP/ACC-09
  • Laporan Sisa Piutang (AR) dalam format F-PPP/ACC-13

Dari contoh diatas, dapat kita lihat bahwa ternyata suatu sistem informasi sangat membantu dalam hal pelaksanaa kegiatan perusahaan untuk menghasilkan informasi yang bernilai guna mengambil keputusan dalam aktivitas selanjutnya dan setiap kegiatanya saling berinterkasi atau berketergantungan satu sama lain. Seperti contoh diatas, dari berbagi data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan suatu informasi berupa laporan sisa Piutang yang akan digunakan untuk mengabil kebijakan pada penjualan selanjutnya. Sistem yang baik akan menghasilkan sesuatu yang bernilai jika dilaksankan sesuai dengan prosedur sistem tersebut

Sumber Referensi:

Cashin, James A. dkk. 1986. Akuntansi Intermediate I. Jakarta: Erlangga

Adnil Blog.2009,  http://adnilvol.blogspot.com/2009/02/sistem-informasi-akuntansi-piutang.html

Edhipraptono.2012.http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-piutang.html

S.I.A Pelangi. 2012. Sistem Informasi akuntansi. http://ficha-m.blogspot.com/

Bentuk-Bentuk Sistem Informasi (tugas 2: Sistem Informasi Manajemen)

Sistem Informasi (menurut Alter,1992) adalah komninasi antara procedure kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan tertentu.

 Berikut ini merupakan beberapa bentuk system informasi yang ada:

1. SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS (GEOGRAPHIC INFORMATION SYSTEM)

Geografis merupakan sesuatu yang berhubungan dengan berbagai objek dan peristiwa yang terjadi dibumi. Oleh karena itu, Sistem informasi Geografis menjadi suatu sarana teknologi yang dapat membantu memasukan, menyimpan, memanggil kembali, mengolah dan menganalisis data yang berhubungan dengan geografis untuk mendukung pengambilan keputusan dalam perencanaan dan pengelolaan penggunaan lahan, sumber daya alam, lingkungan transportasi, fasilitas kota, dan pelayanan umum lainnya

Secara umum, Geographic Information System (GIS) Memberikan informasi yang mendekati kondisi dunia nyata, memprediksi suatu hasil dan perencanaan strategis.

JENIS GIS:

  • Sistem manual (analog)
  • Sistem otomatis (yang berbasis digital komputer)

Contoh Aplikasi GIS

  • Bidang Telekomunikasi, digunakan untuk manajemen inventarisasi jaringan telekomunikasi, perencanaan jaringan tahun berikutnya, seperti halnya penentuan letak sentral, RK, DP yang optimal dan seterusnya sampai ke pelanggan, dll.
  • Bidang Sumberdaya Alam, mencakup inventarisasi, manajemen, dan kesesuaian lahan untuk pertanian, perkebunan, perikanan, kehutanan, perencanaan tata guna lahan, analisa daerah rawan bencana alam, dsb.
  • Bidang Lingkungan, mencakup perencanaan sungai, danau, laut, evaluasi pengendapan lumpur/sedimen, pemodelan pencemaran udara, limbah berbahaya dsb.
  • Bidang Ekonomi, Bisnis, marketing, mencakup penentuan lokasi bisnis yang prospektif untuk bank, pasar swalayan, mesin ATM dsb.
  • Bidang Trasportasi dan Perhubungan, mencakup inventarisasi jaringan transportasi, analisa kesesuain dan penentuan rute-rute alternatif transportasi, manajemen pemeliharaan dan perencanaan perluasan jalan,dsb.
  • Bidang Kesehatan, mencakup penyediaan data atribut dan spasial yang menggambarkan distribusi penderita suatu penyakit,pola penyebaran penyakit, distribusi unit kesehatan, dsb.

Alasan GIS dibutuhkan adalah karena untuk data spatial penanganannya sangat sulit terutama karena peta dan data statistik cepat kadaluarsa sehingga tidak ada pelayanan penyediaan data dan informasi yang diberikan menjadi tidak akurat.

Karakteristik GIS

  • Merupakan suatu sistem hasil pengembangan perangkat keras dan perangkat lunak untuk tujuan pemetaan, sehingga fakta wilayah dapat disajikan dalam satu sistem berbasis komputer.
  • Melibatkan ahli geografi, informatika dan komputer, serta aplikasi terkait.
  • Masalah dalam pengembangan meliputi: cakupan, kualitas dan standar data, struktur, model dan visualisasi data, koordinasi kelembagaan dan etika, pendidikan, expert system dan decision support system serta penerapannya
  • Perbedaannya dengan Sistem Informasi lainnya: data dikaitkan dengan letak geografis, dan terdiri dari data tekstual maupun grafik
  • Bukan hanya sekedar merupakan pengubahan peta konvensional (tradisional) ke bentuk peta dijital untuk kemudian disajikan (dicetak / diperbanyak) kembali
  • Mampu mengumpulkan, menyimpan, mentransformasikan, menampilkan, memanipulasi, memadukan dan menganalisis data spasial dari fenomena geografis suatu wilayah.
  • Mampu menyimpan data dasar yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu masalah. Contoh : penyelesaian masalah perubahan iklim memerlukan informasi dasar seperti curah hujan, suhu, angin, kondisi awan. Data dasar biasanya dikumpulkan secara berkala dalam jangka yang cukup panjang.

Fasilitas Standar GIS

  • Legend: keterangan tentang obyek-obyek yang ada di peta, seperti warna hijau adalah hutan, garis merah adalah jalan, simbol buku adalah universitas, dan sebagianya.
  • Skala: keterangan perbandingan ukuran di layar dengan ukuran sebenarnya.
  • zoom in / out: Peta di layar dapat diperbesar dengan zoom in dan diperkecil dengan zoom out.
  • Pan: Dengan fasilitas pan peta dapat digeser-geser untuk melihat daerah yang dikehendaki.
  • Searching: untuk mencari dimana letak suatu feature. Bisa dilakukan dengan meng-inputkan nama atau keterangan dari feature tersebut.
  • Pengukuran: mengukur jarak antar titik, jarak rute, atau luas suatu wilayah secara interaktif
  • Informasi: Setiap feature dilengkapi dengan informasi yang dapat dilihat jika feature tersebut diKlik. Misal pada suatu SIG jaringan jalan, jika diklik pada suatu ruas jalan akan memunculkan data nama jalan tersebut, tipe jalan, desa-desa yang menjadi ujung jalan, dan jalan-jalan lain yang berhubungan dengan jalan itu.
  • Link

2. SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (Executive Information System)

Dalam sebuah organisasi, Eksekutif merupakan bagian yang memiliki suatu kekuasaan dan tanggung jawab dalam menentukan setiap kegiatan dan arah organisasi. Eksekutif diyakini menekankan fungsi perencanaan, juga peran disturbance handler dan entrepreneur.

Sistem informasi eksekutif (executive information sistem), atau EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian.

Ada beberapa alasan mengapa EIS yang dibutuhkan untuk mengatasi berbagai macam kebutuhan akan  informasi yang up to date.

a. Eksternal

  • meningkatan kompetisi
  • Lingkungan yang dengan cepat berubah
  • Keharusan untuk selalu proaktif
  • Kebutuhan untuk mengakses external database

b.  Internal

  • Kebutuhan akan informasi yang up to date
  • Kebutuhan akan komunikasi
  • Kebutuhan akan informasi yang lebih akurat
  • Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan

Tujuan dari  Executive Information Sistem adalah menghasilkan target informasi yang selalu  up to date untuk meningkatkan  performance dari suatu perusahaan dengan memberikan perhatian khusus pada tujuan akhir dan prioritas dari perusahaan tersebut.

 3. SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI (Transaction Processing System)

Sistem Pemrosesan Transaksi adalah sistem utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan.

Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. rata-rata, dsb.

3. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna.

4. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi

Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai berikut:

  • Volume data yang di-proses relatif sangat besar.
  • Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
  • Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diperoses dalam waktu singkat.
  • Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal.
  • Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
  • Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
  • Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
  • Komputasi tidak terlalu rumit.


Sumber Referensi:

http://ncuzalleen.blogspot.com/2012/12/sistem-informasi-eksekutif.html

http://arfiasta.wordpress.com/2010/10/23/sistem-informasi-eksekutif-executive-information-system/

http://sapoelidie.webatu.com

agie allman.2010. Sistem Pemrosesan Transaksi. http://agiewahyuwinata.blogspot.com

//

“EFEKTIFITAS SISTEM INFORMASI ” (Tugas 1 : Sistem Informasi Manajemen)

EFEKTIFITAS SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi merupakan suatu ilmu mengolah data menjadi sesuatu yang bernilai sehingga dapat digunakan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Seiring dengan kemajuan teknologi saat ini, memaksa kita selaku manusia yang membutuhkan informasi dapat mengolah dan menyapaikan serta menerima informasi dengan lebih efisien dan akurat. Keakuratan suatu informasi tentu saja membutuhkan cara pengolahan yang baik. Seperti yang kita ketahui, saat ini sudahbanyak ilmu yang kita pelajari dengan berbasiskan komputer. Tentu saja hal ini pun tidak terkecuali untuk Sistem informasi itu sendiri karena merupakan sesuatu yang kompleks yang tidak cukup dilakukan dengan cara yang manual. Sistem informasi yang berbasis komputer berarti bahwa komputer memegang peranan penting dalam hal pengolahan informasi dan didukung dengan Hardware, Software dan Brainware yang berkualitas.

Suatu Sistem informasi yang baik menjadi acuan suatu perusahaan bisa dibilang unggul atau tidak. Tiga Hal penting agar dapat unggul :

  • Tidak hanya mengandalkan SD fisik
  • Aplikasi inovatif
  • Memusatkan pada SD informasi

Maka dari itu, sangat dibutuh teknologi Informasi yang dapat menunjang pengelolaan informasi dengan mengacu pada tiga hal penting diatas. Teknologi diakui sebagai sarana yang membuat proses bisnis menjadi lebih efisien waktu, biaya dan mempunyai akurasi yang tinggi. Kebutuhan dan penyediaan SDM teknologi informasi mampu terpenuhi seiring laju perkembangan teknologi informasiitu sendiri. Teknologi informasi merupakan kombinasi teknologi computer (perangkat keras dan perangkat lunak) untuk mengolah dan menyimpan informasi dengan teknologi komunikasi untuk melakukan tranmisi informasi.

Adapun manfaat dari Sistem informasi yang baik yang akan kita dapatkan selaku user:

  • Memberikan informasi yan sudah terjamin kebenaranya.
  • Lebih efisien
  • Meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan
  • Meningkatkan kualitas informasi
  • Lebih terjamin ke amannya

Dalam  Sistem Informasi juga tidak terlepas dari etika dalam mengolah informasi tersebut, hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:

  • Privasi : hak seseorang untuk memberikan atau tidak informasi yang akan di akses
  • Akurasi : data yang diberikan harus tepat.
  • Propertis : perlindungan terhadap hak cipta.
  • Akses : Memberika akses kepada semua kalangan.

Model Sistem Informasi Perusahaan pada umumnya digambarkan seperti berikut:

SKL

Salah satu contoh Sistem informasi yang ada di perusahaan yaitu Sistem Informasi Keuangan yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan. Dan Menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai diseluruh perusahaan. Pada dasarnya penyusunan Sistem Informasi Keuangan suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan baik-baik, yaitu :

  1. Mampu menyediakan data keuangan yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan.
  2. Dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka Sistem Informasi Akuntansi keuangan harus disusun dengn pertimbangan pengawasan – pengawasan intern.
  3. Dapat menekan pembiayaan terkait penyampaian pengeloaan informasi tersebut.

Sumber Referensi:

http://leories-qita.blogspot.com/2012/05/pengertian-sistem-informasi-berbasis.html

http://amel18aditya.blogspot.com/2011/10/bab-2-teknologi-informasi-sebagai.html

http://www.slideshare.net/siunindra/teknologi-informasi-sebagai-keunggulan-kompetitif

http://dianachaerisma.blogspot.com/2011/11/manfaat-etika-dari-sistem-informasi.html